Sinn
60:40 Regel
PARETO-Prinzip
Delegation
Die Anwendung der Tageskarte:
1. So plane ich
2. So nutze ich die Tageskarte
3. So schließe ich den Tag ab
Beispiel: Tageskarte
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Sinn
Eine Tageskarte ist das kleinste Instrument in der Kette von Tools, die dazu beitragen, dass wir uns zielgerichtet und fokussiert durch den Tag bewegen. Wir können den Tag abschließen und feststellen, welche Aufgaben keine Relevanz haben, wenn wir sie mehr als 3 Tage „vor uns her schieben“. Wir geben unserem Gehirn damit Struktur und Orientierung, können trainieren den Fokus auf wichtige Ziele zu setzen, indem wir Platz für dringende Ziele einplanen. Und schließlich können wir uns über das wunderbar befriedigende „Jippie!“-Gefühl beim Blick auf das Erreichte freuen
Um die Tageskarte sinnvoll zu benutzen, sollte man von folgenden Modellen zumindest eine Idee haben:
<a id=“section-60_40″ name=“section-60_40″></a>
60:40 Regel
Würdest du dich morgen früh an den Ärmelkanal stellen, reinspringen und losschwimmen, um nach 7 Stunden in Dover an den Strand zu krabbeln? Nur für den Fall, dass du im eiskalten Wasser Probleme bekommen und gerettet würdest? Unternimmst du am nächsten Tag den nächsten Versuch? Egal welches Beispiel wir betrachten – sportlicher Erfolg, eine Fremdsprache, sonstige Fertigkeiten – das Leben ist kein Wettkampf. Das hat mit der Arbeitswelt nix zu tun? Doch! Diejenigen, die sich einem Wettkampf stellen, haben vorher unzählige Stunden trainiert, um zu einem Zeitpunkt 100% abzuliefern. Wer denkt, dass die Arbeitswelt davon abweicht und wir uns täglich dem Kampf stellen, bekommt seine Quittung zu einem späteren Zeitpunkt. Das hilft dir nicht in der aktuellen Situation? Dann fange an die 60:40 Regel zu berücksichtigen und plane 60% des Tages im Abgleich deiner wichtigen Ziele. Darunter fallen auch Pausen bzw. Regenerationsphasen wie Sport, Yoga, Spaziergänge, in denen deine Gedanken zur Ruhe kommen. Halte dir 40% des Tages für Unerwartetes und spontane Aufgaben frei. Das gibt dir Flexibilität so zu reagieren, dass du auf die Umwelt eingehen und deine Pläne anpassen kannst.
<a id=“section-pareto“ name=“section-pareto“></a>
PARETO-Prinzip
In 80% unseres Erfolges steckt 20% Arbeit oder besser mit 20% Arbeit erreichen wir 80% unseres Erfolges oder schlechter tatsächlich stecken wir 80% unserer Energie in 20% der Ergebnisse. Protest? Dann achte darauf, welchen Zeitraum Besprechungen einnehmen, wer in welchem Umfang zu Wort kommt, welche Informationen fließen, die Grundlage für schnelle und gute Entscheidungen sein sollen. Welche Kundenprojekte brauchen unglaublich Energie, obwohl sie wirtschaftlich an die Wand verhandelt wurden? Zum Pareto-Prinzip gehört die Beobachtung, die Erkenntnis, die Bewertung – und die mutige Entscheidung, sich nur auf den Erfolg zu konzentrieren. Erfolg im Kontext der Tageskarte heißt Zeitgewinn, den wir konsequent für Zielabgleich, Planung und Regeneration sowie persönliche Weiterentwicklung nutzen.
<a id=“section-delegation“ name=“section-delegation“></a>
Delegation
Aufgaben abzugeben hilft dabei, weniger Zeit für die Erarbeitung eines Ergebnisses aufzuwenden. Wenn du dafür konkret und knapp den Unterschied zwischen Jetzt- und Wunschzustand (Was), die ausführende Person (Wer), den Sinn nicht Zweck (Warum), die Tools und Methoden (Wie) und den Zeitpunkt der Rückgabe (Bis wann?) formulierst, geht nix schief. Begreife das „Warum“ als bewussten Stopp im schnellen Alltag und checke folgende Kontrollfragen: Welche Bedeutung hat die Aufgabe für dich und umgekehrt, welche Bedeutung hat die erledigte Aufgabe aus der Sicht des Empfängers, wenn er sie zurück gibt.
Beispiel: Tageskarte
Die Anwendung der Tageskarte
So plane ich:
<ol>
<li>Es gibt einen festen Zeitpunkt für die Planung</li>
<li>Öffne alle Quellen für Aufgaben (alte Tageskarte, Generallisten, Quartalsziele, PM-Tools etc.) – bestenfalls als Bookmarkliste hinterlegt.</li>
<li>Öffne alle Kalender (beruflich, privat) und schätze ein, wie viel Arbeitszeit realistisch am nächsten Tag zur Verfügung steht.</li>
<li>Markiere alle wichtigen (d. h. Mails und Versprechen gegenüber als drängelnd empfundener Personen).</li>
<li>Entscheide, welche Aufgabe nach den vollständigen Delegationsregeln abgegeben werden können und von wem du Informationen einholen und Entscheidungen abholen wirst. Trage diese Personen dann in die Spalte „Mit Anderen“ ein.</li>
<li>Prüfe, ob du Ergebnisse von anderen Personen erwartest und trage die Aufgaben in die Spalte „Mit Anderen“ ein.</li>
<li>Plane 60% wichtiger Aufgaben innerhalb konzentrierter Arbeitsphasen, indem du die wichtigen Aufgaben und die geplante Dauer auflistest.</li>
<li>Priorisiere die notierten Aufgaben, indem du eine Reihenfolge festlegst.</li>
</ol>
<a id=“section-use“ name=“section-use“></a>
<h4>So nutze ich die Tageskarte:</h4>
<ul>
<li>Am Morgen: Verzichte auf die ausführliche Bearbeitung des Posteingangs, auf die Presseschau, auf beruflichen Smalltalk (aus dem neue dringliche Aufgaben entstehen) und fange unverzüglich mit der Spalte „Mache ich sofort“ an.</li>
<li>Achte auf kurze Pausen und Belohnung zwischen den „Mache ich sofort“ Aufgaben, freue dich ☺.</li>
<li>Nutze Phasen mit geringer Leistung (nach dem Mittag) für die Kontrolle von „Mit Anderen“.</li>
<li>Notiere dir zusätzliche Aufgaben unter „Meine Notizen“ – gern mit einer Priorität dazu.</li>
<li>Vertriebliches gehört unter „Neue Vertriebs-Chancen“, die spätestens mit Ankündigung und Abschluss im Vertriebsmeeting angemerkt werden.</li>
</ul>
<a id=“section-endup“ name=“section-endup“></a>
<h4>So schließe ich den Tag ab:</h4>
<ol>
<li>Nutze die letzen – maximal – 10 Minuten des Arbeitstages für die Planung des nächsten Tages, um dem Gehirn das Zeichen zu geben, dass nun die private Rolle beginnt – Vorgehen siehe Planung.</li>
<li>Zerreiße die alte Tageskarte mit einem Lächeln und wirf sie mit Schwung in den Papierkorb</li>
<li>Schaffe Ordnung auf dem Schreibtisch und mache dir klar, was du alles – wenn auch nicht immer geplant – geschafft hast. Schönen Feierabend ☺ !</li>
</ol>
<div class=“separation“> </div>
<a id=“daycard-example-img“ name=“daycard-example-img“></a>
<h3 class=“center“>Hier findest du ein Beispiel einer ausgefüllten Tageskarte:</h3>
<img class=“responsive-image“ src=“./img/springwork_tageskarte.jpg“ alt=“Beispiel: Springwork Tageskarte“>
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